Meam

10 points à prendre en compte lors de déménagement de bureaux

Un déménagement de bureau est une expérience qui va de l’excitation au cauchemar, selon la façon dont vous vous êtes préparé. Un déménagement de bureau est un événement extraordinaire et un défi, en grande partie parce que le chef de bureau et le reste du personnel n’ont généralement pas beaucoup, voire pas du tout, d’expérience dans la gestion de ce travail. Cela laisse la porte ouverte aux erreurs et aux oublis qui peuvent être légèrement irritants ou catastrophiques. Examinons les questions importantes à poser et les bases à couvrir pour que le déménagement de votre bureau marque un point.

10 points à prendre en compte lors d’un déménagement de bureau

La préparation d’un déménagement commence vraiment des mois à l’avance, lorsque l’équipe de projet en place (assurez-vous de désigner un responsable) choisit le nouveau lieu. Chaque entreprise a des exigences différentes en fonction de ce qu’elle propose, de sorte qu’un espace qui fonctionne pour quelqu’un d’autre peut ne pas vous convenir. Veillez à ce que votre équipe de projet se pose les questions suivantes :

  1. Espace – La superficie en pieds carrés est-elle suffisante pour accueillir les activités actuelles ?
  2. Évolutivité – La superficie en pieds carrés est-elle suffisante pour faire face à la croissance pendant la durée d’occupation prévue ?
  3. Flexibilité – Est-il possible de réduire ou d’étendre les activités si la croissance ou l’absence de croissance diffère de votre plan ? Les termes du bail sont-ils renégociables si les circonstances changent ?
  4. Aménagement – Le nouvel espace pourra-t-il accueillir votre mobilier de bureau existant ?
  5. Alimentation électrique et connectivité – L’infrastructure électrique, téléphonique et Internet est-elle suffisante pour répondre à vos besoins actuels et futurs ?
  6. Prix et conditions – Sachez si le marché local est un marché d’acheteur ou de vendeur, et négociez en conséquence – et de manière agressive. Assurez-vous de bien comprendre quels services sont inclus dans les conditions du bail et ce dont vous êtes responsable.
  7. Sécurité – Le bien est-il sûr ? Les employés seront-ils à l’aise dans le parking, dans les zones d’accès public et dans le bureau ?
  8. Entretien – La propriété est-elle bien entretenue ? Qui l’entretient ? Vérifiez la réputation et les antécédents de l’entreprise de gestion immobilière pour vous assurer qu’elle est engagée dans l’excellence.
  9. CVC – Le système de CVC fonctionne-t-il ? Un bureau mal chauffé ou mal refroidi est un problème trop fréquent. Vous améliorerez considérablement la qualité de vie de l’ensemble du personnel en vous assurant que votre nouveau bureau est une superstar de la climatisation.
  10. Commodités – Le bureau offrira-t-il les « extras » qui attirent de nouveaux employés et maintiennent l’enthousiasme des employés actuels pour leur travail ? Les cuisines, les cafétérias, les salles d’exercice sur place, les ascenseurs modernes et les fenêtres avec vue ne semblent pas toujours être des éléments prioritaires, mais à long terme, ils peuvent s’avérer plus importants que tout autre chose.

Planifier le déménagement

Lorsque vous avez choisi le nouvel espace, idéalement six à huit semaines (ou plus) avant le jour du déménagement, commencez à planifier et à préparer le terrain pour l’activité du jour du déménagement. Les choses importantes à faire :

  1. Utilisez les plans du bureau pour disposer tous vos meubles. Si les choses ne tiennent pas ou si du mobilier supplémentaire est nécessaire, envisagez de reconfigurer les éléments du mobilier (si possible) et/ou faites des recherches et achetez du mobilier supplémentaire. Certaines choses sont plus sensibles au temps que d’autres ; vous ne voulez pas que les employés soient assis par terre, mais peut-être qu’une grande table de conférence peut attendre.
  2. Assurez-vous que vous avez tout ce qu’il faut pour prendre possession des lieux : assurance, plan informatique pour l’électricité, connexions Internet/téléphone et tout autre besoin. Vous devrez travailler avec les fournisseurs locaux d’accès à Internet, les câblodistributeurs, etc. pour que l’infrastructure soit en place et prête lorsque vous commencerez à déballer. L’objectif est bien sûr de garantir un temps d’arrêt nul ou minimal pour le téléphone et l’Internet. Même un jour ou deux hors ligne est une perturbation majeure et peut être assez coûteux en termes de perte d’activité.
  3. Établissez votre plan pour conseiller les clients, les parties prenantes et les fournisseurs sur votre nouvelle implantation. Votre plan de communication doit comprendre des mises à jour du site web, des annonces par courrier électronique, des communiqués de presse, des messages téléphoniques d’attente et des lettres aux principaux clients.
  4. Établissez votre plan pour intégrer votre nouvelle adresse sur le site web, la papeterie, les cartes de visite, les signatures de courriels, les documents de vente, les factures et tout autre endroit où votre adresse apparaît.
  5. Préparez-vous à quitter l’ancien bureau en annulant, modifiant ou transférant les abonnements aux journaux/magazines, les contrats d’entretien des plantes, les contrats de service de nettoyage, etc. Veillez à informer le bureau de poste de votre déménagement afin que le courrier ne se perde pas ou ne soit pas retardé dans le fouillis.Les 10 points dont il faut tenir compte lors de déménagement de bureaux

Si vous en êtes aux premières étapes de la planification d’un déménagement de bureau, ou si vous avez commencé à interroger les compagnies de transport maritime, c’est le moment de contacter les compagnies de transport maritime pour leur faire part de vos besoins. Il n’est jamais trop tôt pour entamer le processus de sélection, car il y a beaucoup de détails à prendre en compte. Notre objectif est de faire en sorte que le déménagement de votre bureau se fasse le plus facilement et le moins stressant possible. Grâce à nos décennies d’expérience, nous avons relevé presque tous les défis possibles et trouvé un moyen de les surmonter.

Laisser un commentaire

Noter *
Ce champs est réquis

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Champs invalide

Champs invalide

Champs invalide